Son 15 yıldır haberleşmede e-postanın ve mesajlaşmanın hakim olması hem iş hem de özel hayatımıza dair iletişim tarzımızı baştan sona değiştirdi. İletişim kurarken yaşadığımız yavaş sürecin yerini yıldırım hızıyla işleyen bir süreç aldı. Artık yalnızca iş hayatında değil özel hayatımızdaki birçok yazışmayı, e-ticaret siparişlerimizi, faturalarımızı, üye olduğumuz gruplardan gelen bilgileri e-postalar ve mesajlar üzerinden takip ediyoruz.
Yıldırım hızıyla işleyen bu mail ve mesajlaşma trafiği, özellikle yoğun iş günleri içerisinde zaman zaman çok yorucu bir hal alabiliyor. Ayrıca bu yoğunluk içerisinde bazı önemli mailler de gözden kaçabiliyor. Bu durumun önüne geçerek, e-postaların ve mesajların birikmesini önleyecek önerileri sizler için derledik.
Gelen kutunuzu ve mesajlarınızı sıfırlayın
Birçoğumuz, saklamanın hiçbir maliyeti olmamasından ve ihtiyaç duyulabilecek bir anda “her ihtimale karşı” kaygısından dolayı e-postaları ve mesajları silmiyoruz. Ancak bu durum e-postaların ve mesajların hızla birikmesini de beraberinde getiriyor. Bu durumun önüne geçmek için güne başlarken ya da her hafta belirleyeceğiniz bir gün, birikmeye başlayan e-postaları ve mesajları sıfırlamayı deneyin. Mümkünse bu eylemi alışkanlık haline getirin. Hayatınızın ne kadar kolaylaştığını ve dijital dağınıklığın önüne geçtiğinizi kısa bir süre sonra hissedeceksiniz.
Hemen aksiyon alın
E-postaların ve mesajlarının birikmesinin önüne geçecek en önemli adımlardan biri de hemen aksiyon almaktır. Gün içerisinde çok farklı yerlerden onlarca hatta yüzlerce mail ya da mesaj gelebiliyor. Özellikle iş mailleri zaman zaman yetişilemez ve içinden çıkılamaz bir hale gelebiliyor. Bunun için sizin için önemli olan ve günlük iş planınızda yer alan e-postaları ve mesajları anında yanıtlayın. Bu e-postaların ve mesajların kontrolünü ve yanıtlanmasını ötelemenizin kısa vadeli bir çözüm olduğunu, bu çözümün ise uzun vadede sizi daha fazla yoracağını unutmayın. Bu şekilde hızlı aksiyon olarak birikmelerin önüne geçebilirsiniz.
Önce gereksiz olanları silin, kalanlara odaklanın
İş mailimize gün içerisinde gerekli olduğu kadar gereksiz de çok sayıda e-posta düşebilmektedir. Aldığınız e-postaların veya mesajların büyük bir bölümü de okumanıza dahi değmeyecek, gereksiz türdendir. E-postaların ve mesajların birikmesini önlemek ve önemli olanlara vakit ayırmak için öncelikle gereksiz olanları silin, ardından kalan e-postalara ve mesajlara odaklanın. İş maillerinizi gereksiz yere işgal ve meşgul eden maillerden kurtulun.
Gereksiz üyeliklerden çıkın
Zaman zaman hepimiz kişisel gelişim ya da kariyerimiz için bu tip mail gruplarına üye olabiliyoruz. Belirli bir süre sonra da günlük ya da haftalık olarak gelen bu maillere hiç bakmıyoruz. Sizi, vaktinizi alan e-posta ve mesajlardan kurtaracak etkili yöntemlerden bir diğeri ise zamanında üye olduğunuz ancak şu anda ilgilenmediğiniz ve devamlı olarak bildirimler paylaşan üyeliklerden, gruplardan çıkmanızdır. Bu tip e-postaların ya da mesajların vaktinizi gereksiz bir şekilde almaması için üyeliklerinizi yeniden gözden geçirin.
E-posta ve mesajlaşma yerine farklı yöntemler kullanın
E-posta yazmanız ya da mesajlaşmanız beraberinde yazdıklarınıza verilen yanıt e-postalarını ve mesajlarını getirmektedir. Bu durumun önüne geçmek için mümkünse telefonla haberleşme ya da yüz yüze iletişim yönetimi kullanın.
YORUM YAP